9 kwietnia 2015r. godz. 10:46, odsłon: 1310, Redakcja

Na czym polega aukcja elektroniczna w zamówieniach publicznych?

Aukcja elektroniczna w przeciwieństwie do licytacji elektronicznej jest tylko dodatkowym szczeblem procedury przetargowe

Aukcja jest także zawsze procesem jednoetapowym. Do aukcji może przystąpić każdy zamawiający prowadzący postępowanie przetargowe i chce zmniejszyć proponowane przez wykonawców ceny w danym zamówieniu.

Warunkiem jest jednak, aby informacja o możliwej aukcji pojawiła się w treści ogłoszenia oraz aby wpłynęły co najmniej trzy oferty, które nie zostaną odrzucone. Jeżeli w treści ogłoszenia nie pojawi się informacja o możliwości przeprowadzenia aukcji i jeśli wpłynie mniejsza liczba ofert- aukcja nie może się odbyć. Ustawa PZP jasno określa kiedy aukcja nie może zostać przeprowadzona, ale jednocześnie nie zabrania zamawiającemu wprowadzenia poza przez nią wskazanymi innych przypadków jej niezrealizowania. Takie sytuacje muszą być jednak ściśle zdefiniowane, czytelne oraz mieć neutralny charakter. Nie może być sytuacji, gdzie zamawiający unika przeprowadzenia wcześniej zaplanowanej aukcji tylko ze względu na swoją jednostronną decyzję.

Należy postawić pytanie co w przypadku, gdy planowana wcześniej aukcja jednak się nie odbędzie? Zamawiający w takiej sytuacji nie ma obowiązku unieważniania przetargu czy poszczególnych czynności, a jedynie kierowania się przy wyborze najkorzystniejszej oferty ceną zaproponowaną przez przystępujących wykonawców. Wygrywa wykonawca dający najlepszą cenę za realizację danego zamówienia. Inaczej jest w sytuacji, kiedy pojawi się niezależny warunek do unieważnienie postępowania, np. w toku postępowania zamawiający musi wykluczyć dwóch z czterech wykonawców przystępujących do przetargu, co powoduje, że warunek wcześniej planowanej aukcji jest niespełniony, a ceny pozostałych wykonawców znacznie przewyższają założoną przez zamawiającego kwotę.

Istotną uciążliwością związaną z przeprowadzaniem aukcji elektronicznych jest konieczność zastosowania specjalistycznego oprogramowanie. Zamawiający musi udostępnić wykonawcom specjalny formularz na swojej stronie internetowej, który umożliwi wykonawcom wzięcie udziału w kolejnych postępowaniach. To z kolei generuje dodatkowe, często nie małe koszty, dlatego zamawiający bardzo często posiłkują się bezpłatną platformą aukcyjną UZP udostępnioną na stronie urzędu. Dostępna jest także wersja demonstracyjna, na którą warto zwrócić uwagę, gdyż nie wymaga dysponowania przez wykonawcę podpisem elektronicznym koniecznym w przypadku pełnej wersji. W sytuacji, gdy wykonawca nie dysponuje podpisem elektronicznym, a w postępowaniu przewidziana jest aukcja elektroniczna wykonawca może wziąć w nim udział składając swoją ofertę, jednakże musi pamiętać, iż bez podpisu nie będzie mógł zmniejszyć swojej ceny w momencie rozpoczęcia procesu aukcyjnego. Tym samym zamówienie może przegrać. Przystąpienie do aukcji nie jest obowiązkowe i wykonawca może nie wziąć w niej udziału właśnie ze względów technicznych takich jak brak podpisu elektronicznego, czy innych. Jest to indywidualna decyzja wykonawcy biorącego udział w postępowaniu. Wykonawca może np. na samym początku zaproponować bardzo intratną cenę i do aukcji już nie przystąpić i tym samym nie obniżać już ceny. W takim wypadku zamawiający porównuje początkową cenę wykonawcy, z cenami rywali uzyskanymi na aukcji. Wygrywa zazwyczaj najkorzystniejsza oferta cenowa niezależnie od wszystkiego.

 Proces aukcyjny stanowi bardzo praktyczny i coraz częściej stosowany mechanizm do obniżania cen w postępowaniu. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że aukcja jest tylko dodatkowym etapem właściwego trybu udzielania zamówień publicznych prowadzonych w formie przetargu nieograniczonego, ograniczonego czy negocjacji z ogłoszeniem. Zamawiający zatem nie ma obowiązku wybrania oferty z rażącą niską ceną mimo, iż ustawa PZP wyłącza możliwość stosowania w aukcji licznych przepisów, m.in. wyszczególniającego przesłanki odrzucenia oferty. Przepisy bowiem zakazują odrzucania ofert składanych tylko i wyłącznie w toku procesu aukcyjnego. Co z kolei oznacza, że po jej zakończeniu zamawiający dokładnie analizuje zaproponowane ceny i w przypadku jakikolwiek wątpliwości czy określonej w przepisach procentowej różnicy w cenach, wzywa wykonawców do złożenia wyjaśnień i potwierdzeń w zakresie składników ceny.

Autor artykułu: Oferent - ogólnopolskie przetargi branżowe

fot. shutterstock