Backlog KYC a outsourcing AML - jak Dueveris AML pomaga usunąć zaległości?

Zaległości w procesach KYC mogą pojawić się nawet w dobrze zorganizowanej firmie.

Backlog KYC a outsourcing AML - jak Dueveris AML pomaga usunąć zaległości? (fot. Bolec.Info)

Wystarczy szybki wzrost liczby klientów, zmiana procedur, braki kadrowe albo konieczność ponownej weryfikacji większej grupy kontrahentów. Z czasem liczba spraw oczekujących na analizę zaczyna rosnąć, a zespół odpowiedzialny za AML coraz więcej czasu poświęca na nadrabianie zaległości zamiast na bieżącą obsługę.

Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest outsourcing AML, czyli powierzenie części zadań zewnętrznym specjalistom.

Skąd biorą się zaległości KYC?

Najczęstszą przyczyną jest rozbieżność między liczbą spraw a możliwościami zespołu. Problem może pojawić się przy dużej liczbie okresowych przeglądów klientów, zmianach danych, konieczności ponownego ustalenia beneficjentów rzeczywistych albo aktualizacji oceny ryzyka.

Zaległości mogą również wynikać z nieefektywnego procesu. Jeżeli każda sprawa wymaga wielu ręcznych czynności, brakuje jasnych zasad postępowania albo nie wiadomo, które przypadki należy traktować priorytetowo, samo zatrudnienie kolejnych osób może nie rozwiązać problemu na dłużej.

Jak outsourcing AML może pomóc?

Zewnętrzny zespół może czasowo przejąć część zaległych spraw i pomóc organizacji wrócić do bieżącej obsługi klientów. W zależności od potrzeb wsparcie może obejmować m.in. aktualizację danych KYC, weryfikację osób i przedsiębiorstw, sprawdzanie beneficjentów rzeczywistych, kontrolę list PEP i sankcyjnych czy okresowe przeglądy klientów.

Takie rozwiązanie nie musi oznaczać przekazania całego obszaru AML poza firmę. Zewnętrzni specjaliści mogą zajmować się konkretną grupą zaległych spraw, podczas gdy wewnętrzny zespół nadal odpowiada za bieżącą obsługę oraz najważniejsze decyzje.

Przykładem firmy świadczącej tego rodzaju wsparcie jest Dueveris AML. Firma specjalizuje się w doradztwie i operacyjnej obsłudze procesów AML/CFT dla przedsiębiorstw działających w Polsce. Pełny zakres oferowanych usług dostępny jest na stronie głównej Dueveris AML.

Najpierw warto ustalić przyczynę zaległości

Przed rozpoczęciem nadrabiania setek czy tysięcy spraw warto sprawdzić, dlaczego zaległości powstały. Jeżeli problem wynika z nieaktualnych procedur, niejasnego podziału odpowiedzialności lub błędów w sposobie oceny klientów, samo usunięcie kolejki może dać jedynie krótkotrwały efekt. Pomocny może być wówczas audyt AML w Dueveris AML, obejmujący ocenę nie tylko dokumentacji, ale również tego, jak procesy AML/CFT funkcjonują w praktyce. Analizie mogą podlegać m.in. rzeczywiste sprawy KYC/KYB, decyzje dotyczące klientów podwyższonego ryzyka, alerty, monitoring transakcji czy sposób dokumentowania działań.

Pozwala to rozdzielić dwie kwestie: usunięcie istniejących zaległości oraz wyeliminowanie przyczyn ich powstawania.

Outsourcing nie oznacza utraty kontroli

Przekazanie części pracy zewnętrznej firmie powinno odciążyć zespół, ale nie oznacza rezygnacji z nadzoru nad procesami AML. Organizacja nadal powinna mieć jasno określone zasady podejmowania decyzji, kontroli jakości oraz przekazywania trudniejszych przypadków do dalszej analizy.

Dobrze zaplanowany outsourcing może więc pomóc nie tylko szybciej zmniejszyć liczbę zaległych spraw KYC, ale również uporządkować sposób ich obsługi. Najważniejsze jest jednak to, aby wraz z usuwaniem zaległości znaleźć ich rzeczywistą przyczynę. W przeciwnym razie problem po kilku miesiącach może pojawić się ponownie.