Impreza plenerowa. Jak ją zorganizować?

Sprawdź, o czym musisz pamiętać podczas planowania imprezy plenerowej.

(fot. Impreza plenerowa. Jak ją zorganizować?)

Festyn, zawody czy koncert w na wolnym powietrzu to okazja do świetnej rozrywki, a jednocześnie nie lada wyzwanie dla organizatorów. Czy warto wcześniej przygotować scenariusz i regulamin takiego wydarzenia? Jakie elementy wyposażenia są niezbędne podczas przygotowywania tego typu eventów? Sprawdź, o czym musisz pamiętać podczas planowania imprezy plenerowej. 

Zawiadomienie gminy

Nie wszyscy zdają sobie sprawę, że jeśli impreza, którą planujemy zorganizować będzie miała miejsce poza stałą siedzibą, tzn. nie będzie odbywać się w budynku tylko na wolnym powietrzu czy też w sposób objazdowy należy o tym poinformować właściwy organ urzędu gminy.Należy to zrobić nawet wówczas, kiedy organizowane przez nas wydarzenie jest kameralne i nie ma charakteru masowej imprezy. Takie zawiadomienie koniecznie musi zawierać dane organizatora wraz z adresem korespondencyjnym, rodzaj imprezy, jej miejsce, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Oprócz tego trzeba w nim zawrzeć szacunkową liczbę uczestników i wymienienić środki, których zadaniem będzie zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim osobom biorącym udział w wydarzeniu. 

Scenariusz i regulamin imprezy

Aby nie dopuścić do dezorganizacji, warto wcześniej skrupulatnie przygotować scenariusz następujących po sobie treści naszego eventu. Pozwoli nam to dostosować do każdego punktu naszego programu odpowiednie działania techniczne czy też logistyczne. Rozkład planowanych czynności zwykle jest dokumentem wewnętrznym i służy tylko i wyłącznie jego organizatorom. Podstawowym wymogiem dla zespołu organizatorów jest regulamin imprezy. Należy go opracować i wydać zawierając w nim zbiór postanowień oraz reguł dotyczących przebiegu imprez rekreacyjnych czy też sportowych.

Promocja, dekoracja i akcesoria 

Nawet najdrobniejsza impreza nie odniesie sukcesu bez odpowiedniej promocji. Nie możemy zapomnieć o środkach przekazu, które sprawią, że uczestnicy dowiedzą się kiedy i gdzie odbywać się będzie feta i jakich atrakcji mogą się spodziewać podczas jej trwania. Niezbędne będzie wydrukowanie zaproszeń, plakatów i ulotek. Podczas imprez plenerowych niezbędne jest prawidłowe zbudowanie, rozmieszczenie oraz udekorowanie poszczególnych stanowisk użytkowych  Każde z nich będzie miało odmienne przeznaczenie w zależności od charakteru imprezy, np. podczas zawodów sportowych będzie to strefa rejestracji zawodników, punkt gastronomiczny, itd. (źródło: http://www.mastermarket.com.pl/namioty-imprezowe-dmuchane/). Ze względu na łatwość montażu i wygodę, tego typu obszary użytkowe najczęściej wyodrębniane są za pomocą specjalnych namiotów. Są one stosowane także podczas spotkań integracyjnych czy bankietów. Oprócz namiotów imprezowych i pawilonów z nadrukiem, organizatorzy imprez często decydują się na namioty dmuchane, ponieważ są lżejsze i lepiej sprawdzają się na nierównych podłożach. Nie warto jednak ich kupować tylko wypożyczyć. Zwłaszcza, jeśli impreza nie jest organizowana cyklicznie i nie będziemy mieć miejsca na przechowywanie namiotów po ich złożeniu.