Elektroniczny obieg dokumentów w samorządzie

Wyobrażenie przeciętnego obywatela o placówkach samorządowych rzadko kiedy bywa pochlebne.

Elektroniczny obieg dokumentów w samorządzie (fot. )

Kojarzymy je najczęściej ze skostniałymi instytucjami działającymi według standardów sprzed kilku dekad. Całe szczęście coraz więcej organizacji tego typu decyduje się całkowicie zmodernizować swoją pracę.

Przeciążenie dokumentacją

Jednym z najczęściej wysuwanych przez nas zarzutów wobec takich placówek jest ich opieszałość oraz powolne działanie. Taki stan rzeczy jest ściśle związany z ogromną ilością dokumentów, jakie codziennie przepływają przez publiczne urzędy. Zwłaszcza w przypadku rozliczania środków finansowych pochodzących z publicznych budżetów wymagana dokumentacja bywa zatrważająca. Idealnym rozwiązaniem dla przeciążonych dokumentami organizacji jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Wprowadzenie e-obiegu dokumentów

Zamiana papierowych informacji na cyfrowe rozpoczyna się w momencie zeskanowania faktury do systemu. Czytnik OCR rozpoznaje znajdujący się na niej tekst, dzięki czemu osoby pracujące w sekretariacie nie muszą przepisywać ich własnoręcznie.
W przypadku organizacji samorządowych, które zobowiązane są przechowywać dokumenty przez określony czas, decydującą funkcjonalnością elektronicznego obiegu dokumentów może okazać się jego wpływ na archiwizację dokumentów. Ogromne archiwum, w którym w dodatku ciężko cokolwiek znaleźć, nie musi wcale być stałym elementem samorządowych placówek.

http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow

Przypominanie o nadchodzących terminach płatności

Elektroniczny obieg dokumentów ma również tę zaletę, że w przypadku prac, które należy wykonać w określonym terminie, program zarządzający dokumentacją przypomni o tym odpowiedzialnej za daną sprawę osobie. To samo tyczy się faktur – po wprowadzeniu do systemu informacji o terminie płatności danej należności, odpowiedni komunikat zostanie wyświetlony użytkownikowi systemu, któremu przypisana zostanie ta faktura.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów podniesie jakość pracy placówek samorządowych bez względu na ilość zatrudnianego przez nie personelu. Dodatkową jego zaletą jest moduł do zarządzania zasobami ludziki – w systemie przechowywać możemy akta personalne, zarządzać wnioskami urlopowymi, premiowymi oraz delegacjami. Wdrożenie takiego systemu nie wymaga od organizacji samorządowej inwestycji w nowy sprzęt – w zupełności wystarczą posiadane już przez nią skanery i komputery.