Sale konferencyjne – jak wybrać salę na konferencję, wykład albo sympozjum?

W jaki sposób więc wybrać sale konferencyjne?

pixabay.com (fot. )

Wybór odpowiedniej sali na sympozjum, konferencję, wykład czy szkolenie, wpływa w znaczący sposób na sukces owych wydarzeń. W jaki sposób więc wybrać sale konferencyjne? Sprawdź polecane porady.

1. Sala czy hotel konferencyjny?
2. Na co zwrócić uwagę, wybierając sale konferencyjne?

Sala czy hotel konferencyjny?

Na początek należy zdecydować, czy wystarczy jedynie sala, czy też cały, odpowiednio przygotowany do organizacji wspomnianych wydarzeń obiekt. Profesjonalny hotel wyposażony w sale konferencyjne, a także restaurację i pokoje przeznaczone dla gości, jest polecanym rozwiązaniem w przypadku wydarzeń trwających przynajmniej jeden dzień. Jest też odpowiedni w sytuacji, kiedy wielu gości albo prelegentów przybywa na wydarzenie z innych miast, a nawet krajów. Warto również mieć na uwadze, że nawet w przypadku konferencji czy wykładów jednodniowych, obiekt z restauracją jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Nawet krótkie spotkanie, ale połączone z poczęstunkiem czy eleganckim obiadem podkreśli profesjonalizm organizatora i zyska na prestiżu.

Na co zwrócić uwagę, wybierając sale konferencyjne?

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę, wybierając sale konferencyjne? Przede wszystkim istotna jest lokalizacja obiektu. Jeśli wydarzenie jest przeznaczone przede wszystkim dla osób z danego miasta, to warto, aby obiekt znajdował się w miejscu z bardzo dobrym dojazdem. Najlepiej więc, aby był zlokalizowany w hotelu czy innym budynku, w pobliżu którego znajdują się liczne przystanki autobusowe albo tramwajowe. Jeśli natomiast wydarzenie ma rangę ogólnopolskiego eventu, to należy przyjąć, że wiele osób dotrze na nie samochodem. W takiej sytuacji bardzo ważne jest, aby obiekt miał duży parking, z którego goście mogą skorzystać.

Niezwykle istotne jest też wyposażenie samej sali. Profesjonalne pomieszczenie konferencyjne powinno posiadać albo udostępniać laptop, rzutnik, mikrofon bezprzewodowy oraz ekran, na którym można wyświetlać slajdy lub prezentację. Ważne jest też, aby obiekt (a zwłaszcza pomieszczenie konferencyjne) zapewniał bezpłatny, szybki internet bezprzewodowy dla gości oraz prowadzących. Ponadto obiekt powinien również zapewniać odpowiednią liczbę krzeseł oraz (jeśli jest taka potrzeba) stolików, przy których zasiądą uczestnicy wydarzenia. Ważne jest też zapewnienie podwyższenia albo mównicy dla prelegenta. Ponadto sala powinna być wyposażona w sprawnie działającą klimatyzację lub wentylację. Należy również zwrócić uwagę na wielkość sali. Powinna ona bezproblemowo mieścić przewidywaną liczbę gości. Sale zbyt małe, w których trzeba na siłę wręcz „upychać” krzesła, aby zmieścić jak największą liczbę przybyłych, nie zostaną dobrze zapamiętane przez uczestników wydarzenia.